Eine Newsletter-Ausgabe entsteht in fünf Schritten, die aufeinander aufbauen: Was ein Schritt liefert, ist die Eingabe des nächsten. Am Ende steht eine freigegebene Ausgabe mit Versandtermin. Wo ein KI-Skill die Handgriffe übernimmt, verweist der Schritt darauf.
Der Leitfaden setzt voraus, dass Verteiler, Vorlage und Freigabeweg stehen. Er beschreibt, wie du jede einzelne Ausgabe erstellst, nicht wie du den Newsletter aufbaust.
Schritt 1 — Themen wählen
- Eingabe: Themenspeicher, Öffnungs- und Klickzahlen der letzten drei Ausgaben, feststehende Termine
- Ausgabe: Drei bis fünf gesetzte Themen mit je einem Satz, warum sie in diese Ausgabe gehören
Der häufigste Fehler ist, alles aufzunehmen, was fertig ist. Leg zuerst fest, was diese Ausgabe leisten soll, und nimm nur die Themen, die dazu passen.
Die Kriterien gibst du vor: Anlass, Zielgruppe, was seit der letzten Ausgabe fehlt. Halte deine Themenliste dagegen und markiere jedes Thema, das sich damit nicht begründen lässt. Ein KI-Werkzeug kann diesen Abgleich beschleunigen, entscheidet aber nichts. Es zeigt dir, wo deine Begründung dünn ist, und genau dort fragt im Redaktionsgespräch jemand nach.
Nicht: „Neuer Blogartikel zum Onboarding.“
Sondern: „Onboarding-Artikel, weil die letzten drei Ausgaben nichts für Neukunden hatten und die Öffnungsrate in dieser Gruppe zuletzt gefallen ist.“ Der zweite Satz sagt zugleich, was in der Ausgabe über das Thema stehen soll.
Schritt 2 — Texte schreiben
- Eingabe: Die gesetzten Themen aus Schritt 1, Ausgangsmaterial je Thema, der Tonfall-Spickzettel
- Ausgabe: Je Thema ein Teaser in Rohlänge
Schreib zuerst zu lang und kürze im nächsten Schritt. Beides gleichzeitig zu tun kostet mehr Zeit als beides nacheinander.
Ein Teaser bringt einen fertigen Artikel auf den Punkt und nennt etwas, das tatsächlich darin steht. Ein Thema ohne Ausgangstext bekommt keinen Teaser, denn dann fehlt das Material, nicht der Teaser.
Schritt 3 — Teaser auf Länge bringen
- Eingabe: Die Rohtexte aus Schritt 2, die Platzvorgaben der Vorlage
- Ausgabe: Teaser in Vorlagenlänge, Pflichtangaben unverändert
Hier wird die Länge zum Erfolgskriterium, nicht zum Wunsch: Die Vorlage gibt den Platz vor, der Teaser muss hineinpassen. Kürze zuerst, was nichts nennt, und lass die Pflichtangaben wortgleich stehen.
Lässt du ein KI-Werkzeug kürzen, gib ihm Platzvorgabe und Pflichtangaben als Erfolgskriterien mit und zähl die Länge selbst nach.
Was wegfällt, notierst du. Es ist der Rohstoff für die nächste Themenauswahl.
Schritt 4 — Betreffzeile finden
- Eingabe: Die fertigen Teaser aus Schritt 3, die Betreffzeilen der letzten zehn Ausgaben
- Ausgabe: Fünf Betreffzeilen zur Auswahl, jede unter 45 Zeichen
Die Betreffzeile entsteht nach den Texten, nicht davor. Vorher beschreibt sie eine Ausgabe, die es noch nicht gibt.
Der Skill schlägt fünf Zeilen zu dem Thema vor, das die Ausgabe trägt, und hält jede im Text gedeckt. Die Betreffzeilen der letzten zehn Ausgaben gehören in die Eingabe, damit sich nicht immer derselbe Satzbau wiederholt. Welche der fünf rausgeht, entscheidest du. Prüf dabei, ob die Ausgabe hält, was die Zeile ankündigt.
Schritt 5 — Ausgabe prüfen und freigeben
- Eingabe: Die Betreffzeile aus Schritt 4 in der gesetzten Ausgabe, ein Testversand an den internen Verteiler und die Rückmeldungen darauf
- Ausgabe: Abgearbeitete Korrekturliste und die freigegebene Ausgabe mit Versandtermin
Geprüft wird an einem Testversand, nicht in der Vorschau des Werkzeugs: Links, Bilder und Abmeldelink verhalten sich im Postfach anders.
Die Rückmeldungen kommen als lose Antwortmails zurück, gern eine Stunde vor dem Versandtermin und von drei Personen gleichzeitig. Mach daraus eine Liste mit je einer Korrektur, einer verantwortlichen Person und einem Vermerk, wo keine benannt ist. Ein KI-Werkzeug kann die Mails in diese Liste sortieren. Damit ist die Freigabe eine abgehakte Liste statt einer Erinnerung.
Die Ausgabe steht, wenn diese fünf Punkte stimmen
Die Kriterien gelten für den ganzen Prozess, nicht für einzelne Schritte. Gib sie einem KI-Werkzeug in jedem Schritt als Erfolgskriterien mit.
- Jedes Thema hat einen Satz, der sagt, warum es in diese Ausgabe gehört
- Jeder Teaser nennt etwas, das im verlinkten Text tatsächlich steht
- Die Pflichtangaben sind wortgleich mit der Vorlage, nicht umformuliert
- Die Betreffzeile ist nach den Texten entstanden und unter 45 Zeichen
- Jede Rückmeldung aus dem Testversand ist abgehakt oder ausdrücklich offen
Dauert der ganze Durchlauf beim dritten Mal noch so lang wie beim ersten, liegt es meist an Schritt 1: Themen, die zu spät gesetzt werden, machen jeden folgenden Schritt teurer.