Ein guter Wochenbericht sagt schon im ersten Satz, was sich seit dem letzten geändert hat. Dieser Leitfaden führt dich in vier Schritten dorthin, einmal pro Woche: von deinen verstreuten Notizen bis zu höchstens sechs Zeilen an eine Person, die dir fachlich nahe steht und trotzdem nicht weiß, was du diese Woche getan hast.
Du brauchst dafür nichts außer deinen eigenen Notizen. Nicht gemeint sind die Projektberichterstattung an eine Leitung und der Statusteil eines Lenkungskreises. Beide haben andere Empfänger, andere Belege und einen eigenen Prozess.
Schritt 1 — Notizen einsammeln
- Eingabe: Kalender der Woche, Notizblock, Ticketverlauf, gesendete Nachrichten
- Ausgabe: Eine ungeordnete Liste dessen, was tatsächlich passiert ist, mit Tag und Quelle je Zeile
Fünfzehn Minuten, an einer Stelle, ohne zu bewerten. Der Kalender ist dabei die ehrlichste Quelle: Er zeigt auch die Termine, aus denen nichts geworden ist, und genau die erklären später, wo die Zeit geblieben ist.
Wer beim Einsammeln schon aussortiert, wirft zuverlässig weg, was unangenehm zu berichten wäre.
Das Verdichten einer einzelnen Besprechung wiederholt sich jede Woche: Aus zwei Seiten Mitschrift werden Ergebnis, Entscheidungen und Aufgaben. Dafür nimmst du hier einen KI-Skill statt eines Prompts, denn es ist dieselbe Aktivität mit denselben Erfolgskriterien, jede Woche. Du führst ihn je Besprechung einmal aus; die ein bis zwei Zeilen, die dabei herauskommen, wandern in die Liste dieses Schritts.
KI-SkillBesprechungsnotizen verdichten (in Arbeit)
Schritt 2 — Zusagen und offene Punkte herausziehen
- Eingabe: Die Liste aus Schritt 1, dazu die Protokolle der Woche
- Ausgabe: Zwei Listen: erledigte Zusagen und offene Punkte, jede Zeile mit Person und Frist oder ausdrücklich ohne
Trenne, was du zugesagt hast, von dem, was du getan hast. In einer normalen Woche fällt beides auseinander, und genau diese Lücke gehört in den Bericht.
Schritt 3 — Das Ergebnis der Woche benennen
- Eingabe: Die beiden Listen aus Schritt 2, der Bericht der Vorwoche
- Ausgabe: Ein Satz, der sagt, was sich diese Woche geändert hat, plus höchstens drei Punkte, die ihn belegen
Das Ergebnis der Woche ist das, was sich seit dem letzten Bericht geändert hat. Deshalb gehört der Bericht der Vorwoche zwingend in die Eingabe: Ohne ihn beschreibst du den Gesamtstand statt der Bewegung, und eine Empfängerin, die den Gesamtstand jede Woche neu liest, hört auf zu lesen.
Von zwei Dutzend Zeilen zu einem Satz führt ein Zwischenschritt, den man gern überspringt: das Bündeln. Fass die Liste zu höchstens drei Themen zusammen und übernimm dabei die Formulierungen aus deinen Notizen, statt sie zu glätten. Eine geglättete Zeile verliert genau das Wort, an dem man später erkennt, woran es hing. Welches der drei Themen das Ergebnis der Woche ist, entscheidest du.
Statt „Weiter an der Migration gearbeitet“ lieber: „Die Migration hängt seit Dienstag am Zugang zum Altsystem; alles andere ist fertig.“ Der zweite Satz sagt, woran es hängt, der erste nur, dass es mich gab.
Schritt 4 — Bericht schreiben und verschicken
- Eingabe: Der Satz und die Belegpunkte aus Schritt 3, die offenen Punkte aus Schritt 2
- Ausgabe: Verschickter Bericht, höchstens sechs Zeilen, mit einer abschließenden Zeile zum eigenen Bedarf
Die Reihenfolge ist fest: erst das Ergebnis, dann die Belege, dann was du von anderen brauchst. Wer mit dem Bedarf anfängt, wird als Problemmeldung gelesen; wer ihn weglässt, bekommt nichts.
Lässt du ein KI-Werkzeug den Bericht aus deinen Notizen auf höchstens sechs Zeilen ordnen, gib ihm die feste Reihenfolge und den Satz aus Schritt 3 mit: Sie sind deine Erfolgskriterien, nicht seine. Es soll „offen“ schreiben, wo eine Frist nicht belegt ist.
Prüf zum Schluss mit einer einzigen Frage: Könnte die Empfängerin nach dem Lesen entscheiden, ob sie eingreifen muss? Wenn nicht, fehlt eine Auswirkung, nicht ein Detail.
Woran du erkennst, dass der Bericht trägt
Fünf Kriterien für den ganzen Prozess. Setzt du in den Schritten 2 bis 4 ein KI-Werkzeug ein, gibst du ihm dieselben Kriterien als Erfolgskriterien mit.
- Der erste Satz sagt, was sich seit dem letzten Bericht geändert hat
- Höchstens sechs Zeilen, und jede belegt den ersten Satz
- Jede Zusage hat eine Person und eine Frist — oder steht als „offen“ da
- Keine Angabe steht im Bericht, die nicht in den Notizen der Woche steht
- Die letzte Zeile sagt, was du von jemand anderem brauchst
Der erste Schritt kostet am meisten Zeit, lässt sich aber entzerren: Füllst du die Liste über die Woche verteilt, statt sie am Freitag zu rekonstruieren, bleiben dir am Freitag nur noch die Schritte 2 bis 4.